Stolpersteine fehlende Spezifikation

Heute lassen wir dich teilhaben an einer Geschichte mit viel Aufwand:
Die Beschaffung von über 100 temporären Büroarbeitsplätzen auf einer Baustelle. Ohne Vorgaben, ohne Projektplan.

Das grobe Ziel war für das Management klar: Die Mitarbeitenden der Baustelle benötigen so schnell wie möglich Arbeitsplätze für die nächsten 3-5 Jahre.
Die Vorgaben, was an Infrastruktur, Mobiliar, welche Richtlinien und Gesetze beachtet werden müssen, sollten seitens Projektleiter erarbeitet werden. Doch die Zeit drängte und so wurde direkt an der Lösung mit bestehenden Lieferanten gearbeitet. Die Aussage "der Lieferant ist doch Profi und soll mir sagen, was ich brauche" hörten wir immer wieder.
Die Kosten beliefen sich plötzlich auf über 6 Mio. CHF und ob die Lösung durchführbar ist, war nicht klar. Die Beschaffung bekam den Auftrag, diesen Betrag zu verhandeln. Doch was verhandelt werden, was nicht vergleichbar oder klar ist, was benötigt wird?

Nach einigen Gespräch mit dem bestehenden Lieferanten, konnten wir als Beschaffung dann zusammen mit dem Projektteam doch noch Mindest-Muss-Kriterien festgelegt. Diese ermöglichten uns, einen weiteren Lieferanten für eine Lösung anzufragen.
Schlussendlich wurden zwei Lösungen als Angebot vorgestellt. Und nach mehreren technischen Überarbeitungen mit beiden Lieferanten hatten wir eine Lösung, welche umsetzbar war und eben verhandelt werden konnte.
Bei der Bestellung waren zwar noch nicht alle technischen Details zu 100% klar, doch die Kosten beliefen sich nun bei 4 Mio. CHF.

Für solche komplexeren Beschaffungen, wo mehrere Fachabteilungen involviert sind, bedarf es eine grössere Anfangsinvestition. Der Lieferant ist immer Profi für sein Angebot. Doch als Auftraggeber ist es wichtig, die eigenen wichtigen Kriterien festzulegen. Es lohnt sich in diesem Fall, nicht nur alle involvierten Abteilungen im Voraus zu kennen und einzuladen, sondern auch die Muss-Kriterien abzuholen. Es lohnt sich jedoch immer, die Kriterien nochmals zu hinterfragen und so aufzunehmen, dass die Funktion beschrieben wird. Die Lösung hierzu darf der beste Lieferanten dann dazu liefern.

Die Arbeitsplätze wurden mit leichter Verzögerung fertiggestellt. Doch die Umsetzung erforderte überdurchschnittlich die Mitarbeit des gesamten Projektteams. Um zukünftig solche Mehraufwände, Unklarheiten oder Kompromisse zu vermeiden, setzen wir uns als supplyChange heute ein, dass die Spezifikation funktionell so gut wie möglich steht for einer Ausschreibung.