Stolpersteine fehlende Incoterms

Die Festlegung, wo Kosten und Risiko beim Versand von Waren vom Verkäufer zum Käufer gehen, ist u.a. in den Incoterms definiert. Dies kann ebenso einen Einfluss haben, auf den gesamten Beschaffungsprozess.
So auch, bei einem unserer Kunden, welcher die Incoterms für die Beschaffung der Ware nicht strukturiert hat.
Schon auf der Auftragsbestätigung des Lieferanten wurden diese nicht beachtet. Ob nun die Ware also "ab Werk" versendet wird oder mit "DDP" hat die Beschaffung nicht geprüft. Dementsprechend wurden auch die Transportkosten nicht gepflegt sowie die Lieferdaten falsch übernommen. Als Konsequenz konnte die Planung das Material nicht einplanen für die weitere Verarbeitung, weil die Anlieferdaten falsch gesetzt wurden. Und bei der Rechnungsprüfung zur Bestellung mussten die zusätzlichen Transport- und Einfuhrzollkosten mühsam hinzugefügt werden.

Mit einer strukturierten Beschaffung aus strategischer Sicht kann der Prozess vereinfacht werden. Zunächst einmal legen wir mit der Beschaffung fest, welche Lieferanten nach Klassifizierung, mit welchen Incoterms liefern sollten. Dies gilt im Dialog mit den Lieferanten festzulegen, wie auch die Stammdaten zu aktualisieren. Danach wird schon der Auftragsbestätigungsprozess optimiert, indem die Prüfung der Incoterms einen festen Bestandteil bilden. Wenn die ungefähren Transportkosten bereits eingegeben werden können bei der Bestellung, erfolgt die Rechnungsprüfung viel schlanker.
Und plötzlich können auch die geplanten Anlieferdaten noch besser gesetzt werden. Denn, wenn die Ware mit "exw" bestellt wird, wird die Ware nicht an diesem Tag bei uns im Haus sein. Ausser natürlich, der Lieferant befindet sich im Hause oder in nächster Umgebung.

Bei einem unserer Kunden konnten wir mit diesen kleinen Änderungen sehr viel bewirken. Der Aufwand der Beschaffung hat sich im ersten Moment vergrössert, da plötzlich mehr Daten gepflegt werden mussten. Der Initialaufwand hat sich aber mit positiver Auswirkung gelohnt. Der Aufwand der Datenpflege in der Beschaffung konnte durch das Backoffice abgefangen und die Rechnungsprüfung musste nicht mehr durch die Einkäufer mit Zeitdruck erledigt werden. Und zusätzlich profitierten auch die Planung und die Logistik mit viel genaueren Daten, welche wiederum ihre Ressourcen besser verteilen und einsetzen konnten.

Es lohnt sich, den Input des Prozesses zu optimieren. Nicht nur, um schneller und effizienter zu werden, sondern auch, um die Struktur selbst festzulegen und die Verantwortung des eigenen Prozesses zu übernehmen.