5 Tipps für eine noch bessere Teambesprechung

Die täglichen Arbeiten im Team werden meistens direkt vor Ort morgens kurz abgestimmt. Für eine bessere Organisation im Team empfehlen wir jedoch zusätzlich eine wöchentliche Teamsitzung zu haben. Dort sollen die Teamleiter oder Schlüsselpersonen die Möglichkeit haben, sich ein Gesamtbild zu schaffen, um in ihrer Funktion noch einfacher zu handeln.
Hierfür teilen wir gerne unsere 5 besten Tipps, wie du als Leader die wöchentliche Sitzung organisieren kannst.

Unsere 5 einfachen Tipps für eine bessere Teambesprechung:

Starte die Sitzung nicht zur vollen oder halben Stunde (bspw. um 08.10 Uhr)
So gibst du den Teilnehmenden die Chance, pünktlich zu sein, auch wenn sie eine Sitzung vorher haben. Und manchmal passiert es auch, dass die Teilnehmenden pünktlich um 08.00 erscheinen, was dir die Gelegenheit gibt für persönliche Gespräche.
Setze immer gleiche Traktanden, welche deinem Prozess folgenFange so an mit dem Input (bspw. dem Auftragseingang des Unternehmens oder in der Logistik den anstehenden Anlieferungen). So verschaffst du deinem Team ein einfaches Verständnis um die Zusammenhänge zu verstehen.
Pro Traktandum liefert ein Teilnehmer ein kleiner Input
Beauftrage deine Teilnehmenden für ihren Prozessschritt / Traktandum einen Input zu liefern, welcher relevant ist für die anderen (bspw. hohes Auftragsvolumen steht an, Platzverhältnisse, rasche Abwicklung für Expressauftrag). So beteiligen sich die Teilnehmenden aktiv, liefern Input und machen sich Gedanken, was für den Gesamtprozess wichtig ist.
Festhalten der wichtigsten besprochenen Punkte
Notiere dir elektronisch während der Besprechung die wichtigsten Informationen stichwortartig. Am einfachsten direkt in der Einladung oder auf anderen Standardprogrammen, die zur Verfügung stehen. Wichtig dabei ist, dass diese wirklich nur kurz und stichwortartig sind, damit jeder Beteiligte noch weiss, was diskutiert wurde.
Sammle deine Informationen während der Woche pro Traktandum
Manchmal fällt dir im Alltag etwas auf, was du zwar sofort korrigierst, jedoch im Prozess allgemein verbessern möchtest. Wenn du deine Traktanden entlang deinem Prozess wählst, kannst du dir für die nächste wöchentliche Besprechung sofort Notizen machen zum entsprechenden Prozessschritt und so deinem Team einen Input geben. Dies macht es auch einfacher für deine Teamleiter oder Schlüsselpersonen, Optimierungen zuzuordnen und sie gehen im Alltag nicht unter.

Die Inputs sind natürlich immer so umzusetzen, wie sie auf dein Supply Chain Team am besten geeignet sind. Wenn du keine Teamleiter mit weiteren Mitarbeitenden hast, funktionieren diese Punkte auch pro Bereich deiner Mitarbeitenden, damit sie ihren eigenen Prozess durchgehen und Informationen austauschen können.

Schon nach wenigen Wochen wirst du mit dieser Struktur merken, dass das Verständnis für die Zusammenhänge gewachsen ist und deine Mitarbeitenden viel einfacher selber im Voraus reagieren können ohne dich ständig zu fragen. Du kannst einfacher die Arbeitsstunden koordinieren oder anstatt Stunden abbauen Zusatzarbeiten angehen, wie bspw. unterschiedliche Aufräumarbeiten.